Importation des contacts dans le logiciel CRM

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Importation des fiches contacts dans le logiciel CRM

Importation (d’un logiciel tiers vers PROcontact)

PROcontact permet d’importer des contacts, des interlocuteurs ainsi que des informations complémentaires à partir d’un fichier source issu d’un logiciel du marché ou d’un fichier personnel (type tableur). Cette importation est  paramétrable permettant d’obtenir une importation répondant le mieux possible au fichier source.

 Une importation, c’est quoi ?

L’importation est l’action d’intégrer à un logiciel des informations (données) provenant d’un autre logiciel (logiciel du marché, tableur Excel…).

Une importation, pourquoi ?

L’objectif est d’éviter la ressaisie des informations du logiciel d’origine.

Format des fichiers sources

L’assistant d’importation est compatible avec les fichiers :

  • Au format CSV
  • Au format Txt (texte)

Le Format CSV est un format générique. Vous pouvez donc tout à fait importer vos données à partir d’un tableau Excel ou open office par exemple. Pour cela, il suffit simplement d’effectuer un « enregistrer sous » > format « CSV ».Les séparateurs d’informations peuvent être au choix :  « ; » , « , » , « * », « $ », « µ », « £ » ou « TAB »

Assistant d’importation

PROcontact possède un assistant permettant d’adapter l’importation au fichier source sélectionné.Il est toutefois nécessaire de respecter certaines contraintes :

  • N’avoir qu’une ligne par client (contact dans PROcontact)
  • Cette ligne doit contenir les informations du client (nom, adresse, telephone etc.) mais également de  l’interlocuteur

Fenêtre principale d’importation : Cet assistant se divise en plusieurs étapes permettant d’effectuer l’importation. Cet écran apparait après voir sélectionné « Importation » dans la zone supérieure gauche.

 Exemple de fenêtre d'importation dans le logiciel CRM

1ere étape : Sélection du fichier à Importer

Cette étape vous permet de sélectionner le fichier à importer. Noter le bouton en forme d’œil permettant de visualiser le fichier sélectionné.

2ème étape : Paramétrage de l’importation

Cette étape a pour objectif d’ouvrir une fenêtre permettant d’indiquer l’ordre des informations par rapport aux séparateurs utilisés. En cliquant sur le bouton « ouvrir le paramétrage »

 Organisation des données des contacts dans le logiciel

 Cet écran permet d’adapter le module d’importation par rapport au fichier source.

Le bloc 1 indique que le séparateur de contact est le RC (retour à la ligne) il est non modifiable. Ce bloc permet aussi de sélectionner le séparateur de champs (d’informations).

Le bloc 2 permet d’indiquer le N° d’ordre de chaque information. Vous avez dans le tableau l’ensemble des données importable. Il n’est pas possible d’importer une information qui ne soit pas listée dans ce tableau.

A noter la présence des champs personnalisables vous permettant d’importer des informations qui ne rentreraient pas dans les autres champs. Ils sont à considérer comme des champs fourretout. Les informations iront dans la fiche « contact » dans l’onglet  « informations »

Exemple Un fichier csv de la forme :
LEPROGICIEL ;98 Rue Général Leclerc;74500 ;Evian ;02.23.32.43.56 ;Stéphane ;Urban; Responsable ;Editeur logiciel
Sera paramétré comme ça :

 Organisation et ordre des données lors de l'importation

3ème étape : Vérification des données avant importation

Cette étape permet de vérifier les données avant importation. Il suffit de cliquer sur le bouton « charger les données » afin de charger le contenu du fichier sources dans la table.

4ème étape : Importation

Cette étape permet d’indiquer le type et la catégorie à associer aux clients qui vont être importés. Tous les contacts auront le même type et la même catégorie.Enfin, il suffit de cliquer sur le bouton « Importer » afin d’effectuer l’importation finale.

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